Office Manager (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Germany, Essen

Deine Mission

Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe im Büroalltag
Unterstützung des Country Leads in operativen und organisatorischen Belangen
Bearbeitung der eingehenden Post, E-Mails und Telefonate
Terminkoordination, Reiseplanung und -abrechnung
Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen
Verwaltung und Bestellung von Bürobedarf
Pflege und Organisation interner Ablagesysteme (digital und analog)
Schnittstelle zu externen Dienstleistern (z. B. IT, Reinigung, Hausverwaltung)

Dein Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Bereich Office Management, Assistenz oder Verwaltung
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und selbstständige Arbeitsweise
Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität sind für Sie selbstverständlich
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

Warum myneva?

Eine verantwortungsvolle Aufgabe mit Sinn: Wir bauen Software, um das Sozialwesen zu digitalisieren und ermöglichen damit unseren Kunden den Fokus auf ein besseres Leben der Klient:innen durch mehr Zeit für Pflege & Betreuung
Ein hybrides Arbeitsmodell mit attraktiven Büroarbeitszeiten und keinen Schicht- und
Wochenenddiensten
Spannende, herausfordernde Aufgaben in einem dynamischen, zukunftsorientierten Umfeld
Eine Kultur der Wertschätzung und ein harmonisches Arbeitsklima in einem wachsenden,
internationalen Unternehmen mit Möglichkeiten, sich einzubringen
Ein kreatives Arbeitsumfeld, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Attraktive Vergütungsmodelle, ein unbefristeter Arbeitsvertrag sowie Arbeitgeberzuschuss für Deine betriebliche Altersvorsorge
Zugang zu Corporate Benefits, JobRad Leasing und weitere Mobility Angebote wie ein
komplettfinanziertes Deutschlandticket
Möglichkeit, Dich über Schulungen und Anwendertage mit dem Produkt
auseinanderzusetzen sowie ein kostenloser Babbelzugang um deine Englischkenntnisse zu verbessern

Kontaktinformationen

Wenn das nach dir klingt, freuen wir uns über deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Angabe deiner Gehaltsvorstellung und dem nächstmöglichen Eintrittsdatum über unser Online-Bewerbungsformular!

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Über uns

Willkommen bei myneva - gemeinsam gestalten wir die digitale Pflege.

myneva gehört zu den führenden europäischen Softwareanbietern für den sozialen Sektor. Unsere Lösungen konzentrieren sich darauf, die Welt um unsere Klient:innen und deren Bedürfnisse zu gestalten. Durch die Digitalisierung von Prozessen helfen wir Sozialeinrichtungen, mehr Zeit für die Unterstützung ihrer Klient:innen zu gewinnen, um ihnen ein bessere Lebensqualität zu ermöglichen.    

Als ambitioniertes Team verfolgen wir zunehmende Internationalisierung und die klare Mission #1 in Europa zu werden.

Your mission

Organize and coordinate all administrative processes in the daily office routine
Support the country lead with operational and organizational tasks
Handle incoming mail, emails, and phone calls
Schedule appointments, plan travel arrangements, and process travel expense reports
Prepare and follow up on meetings and internal events
Manage office supplies and place orders when needed
Maintain and organize internal filing systems (both digital and physical)
Serve as the point of contact for external service providers (e.g., IT, cleaning, facility management)

Your profile

Successfully completed commercial training or a similar qualification
Professional experience in office management, administration, or as an executive assistant
Strong organizational skills and a proactive, independent work style
Excellent communication skills and a confident, professional demeanor
Proficient in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Discretion, reliability, and loyalty are a given for you
Very good written and spoken German, English is a plus

Why us?

A meaningful and responsible role: We develop software to digitize the social care sector, enabling our clients to focus on improving the lives of their service users by giving them more time for care and support.
A hybrid work model with attractive office hours – no shift work or weekend duties.
Exciting and challenging tasks in a dynamic, future-oriented environment.
A culture of appreciation and a harmonious working atmosphere within a growing international company that values your input.
A creative work environment with flat hierarchies and short decision-making paths.
Attractive compensation models, a permanent employment contract, and employer contributions to your company pension plan.
Access to corporate benefits, JobRad leasing, and other mobility offerings – including a fully subsidized Deutschlandticket.
Opportunities to engage with our product through training sessions and user days, plus free access to Babbel to improve your English skills.

contact information

If this sounds like you, we look forward to receiving your application – including your salary expectations and earliest possible start date – via our online application form!

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About us

Welcome to myneva - together, we shape digital care.

myneva is one of the leading European software providers for the social sector. Our solutions focus on shaping the world around our clients and their needs. By digitising processes, we help care givers gain more time to support their clients, enabling them to enjoy a better quality of life.    

As an ambitious team, we are pursuing increasing internationalisation and a clear mission to become #1 in Europe.

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