Order Manager (m/w/d) Billing

Permanent employee, Full-time · Germany, Essen, Germany, Hamburg, Germany, Frankfurt

Deine Mission

Als Order Manager (m/w/d) Billing verantwortest du die Abwicklung von Kundenaufträgen sowie die korrekte und fristgerechte Rechnungsstellung.
Deine Rolle ist essenziell für die Sicherstellung eines stabilen Cashflows, die Kundenzufriedenheit durch fehlerfreie Abrechnungen sowie für eine effiziente Unterstützung des gesamten Finanzzyklus – und leistet damit einen wichtigen Beitrag zu Umsatz und Rentabilität des Unternehmens.

Deine Aufgaben:

Du prüfst eingehende Kundenaufträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Du stellst sicher, dass bei Auftragseingang alle System-Schnittstellen korrekt synchronisiert sind.
Du sorgst für eine termingerechte Bearbeitung aller Aufträge gemäß interner Richtlinien.
Du erstellst Rechnungen basierend auf den Auftragsdaten und versendest sie zuverlässig an unsere Kunden.
Du kontrollierst Rechnungsdaten wie Preise, Rabatte und Zahlungsbedingungen auf ihre Richtigkeit.
Du stellst sicher, dass die Rechnungen pünktlich beim Kunden eingehen.
Du arbeitest eng mit dem Vertrieb, der Logistik und weiteren Abteilungen zusammen, um eine reibungslose Abrechnung zu gewährleisten.
Du überwachst und stimmst Erlöskonten ab, um eine korrekte Umsatzverbuchung sicherzustellen.
Du unterstützt bei der Klärung von Umsatzabweichungen in Zusammenarbeit mit dem Finanz- und Buchhaltungsteam.
Du beantwortest Kundenanfragen zu Rechnungen, Unstimmigkeiten und Zahlungsbedingungen.
Du bearbeitest Abrechnungsreklamationen professionell und zeitnah, um eine gute Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten.
Du erstellst regelmäßig Auswertungen und Reports zu Abrechnung und Umsatz.
Du unterstützt bei Monats- und Jahresabschlüssen im Bereich Billing und Revenue.
Gemeinsam mit anderen Fachbereichen klärst du technische Fragen, Lieferzeiten und Preisgestaltung während des Angebots- und Abrechnungsprozesses.

Dein Profil

Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
Du bringst mindestens drei Jahre Erfahrung in der Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung mit.
Du kennst den Order-to-Cash-Prozess in all seinen Facetten – von Auftragseingang bis Zahlungseingang.
Du arbeitest sicher mit Abrechnungssystemen und ERP-Software – idealerweise mit HubSpot, NetSuite und MS Office.
Du verfügst über ein gutes Verständnis für buchhalterische Zusammenhänge, insbesondere in Bezug auf Abrechnung und Umsatzrealisierung.
Du arbeitest präzise, strukturiert und zuverlässig – insbesondere bei der Dateneingabe und Rechnungsdokumentation.
Du bist analytisch stark, kannst Abrechnungsdaten auswerten und Konten sicher abstimmen.
Du zeichnest dich durch eine hohe Kundenorientierung, Kommunikationsstärke und eine proaktive Arbeitsweise aus.
Du bist teamorientiert und arbeitest gerne eng mit KollegInnen aus verschiedenen Fachbereichen zusammen.
Du behältst auch in hektischen Phasen den Überblick und kannst Aufgaben priorisieren.
Du bringst dich gerne aktiv in die Optimierung und Weiterentwicklung unserer Prozesse ein.
Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum myneva?

Eine verantwortungsvolle Aufgabe mit Sinn: Wir bauen Software, um das Sozialwesen zu digitalisieren und ermöglichen damit unseren Kunden den Fokus auf ein besseres Leben der Klient:innen durch mehr Zeit für Pflege & Betreuung
Ein hybrides Arbeitsmodell mit attraktiven Büroarbeitszeiten und keinen Schicht- und
Wochenenddiensten
Spannende, herausfordernde Aufgaben in einem dynamischen, zukunftsorientierten Umfeld
Eine Kultur der Wertschätzung und ein harmonisches Arbeitsklima in einem wachsenden,
internationalen Unternehmen mit Möglichkeiten, sich einzubringen
Ein kreatives Arbeitsumfeld, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Attraktive Vergütungsmodelle, ein unbefristeter Arbeitsvertrag sowie Arbeitgeberzuschuss für Deine betriebliche Altersvorsorge
Zugang zu Corporate Benefits, JobRad Leasing und weitere Mobility Angebote wie ein
komplettfinanziertes Deutschlandticket
Möglichkeit, Dich über Schulungen und Anwendertage mit dem Produkt
auseinanderzusetzen sowie ein kostenloser Babbelzugang um deine Englischkenntnisse zu verbessern

Kontaktinformationen

Wenn das nach dir klingt, freuen wir uns über deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Angabe deiner Gehaltsvorstellung und dem nächstmöglichen Eintrittsdatum über unser Online-Bewerbungsformular!

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Über uns

Willkommen bei myneva - gemeinsam gestalten wir die digitale Pflege.

myneva gehört zu den führenden europäischen Softwareanbietern für den sozialen Sektor. Unsere Lösungen konzentrieren sich darauf, die Welt um unsere Klient:innen und deren Bedürfnisse zu gestalten. Durch die Digitalisierung von Prozessen helfen wir Sozialeinrichtungen, mehr Zeit für die Unterstützung ihrer Klient:innen zu gewinnen, um ihnen ein bessere Lebensqualität zu ermöglichen.    

Als ambitioniertes Team verfolgen wir zunehmende Internationalisierung und die klare Mission #1 in Europa zu werden.

Your mission

As an Order Manager (m/f/d) Billing, you are responsible for processing customer orders and ensuring accurate and timely invoicing. Your role is essential to maintaining a stable cash flow, ensuring customer satisfaction through error-free billing, and supporting the entire financial cycle efficiently – making a valuable contribution to the company’s revenue and profitability.

Your responsibilities:

You review incoming customer orders for accuracy and completeness.
You ensure that all system interfaces are correctly synchronized upon order entry.
You guarantee the timely processing of all orders in accordance with internal guidelines.
You generate invoices based on order data and ensure reliable delivery to our customers.
You check invoice data such as prices, discounts, and payment terms for accuracy.
You ensure that invoices are delivered to customers on time.
You work closely with Sales, Logistics, and other departments to ensure smooth billing processes.
You monitor and reconcile revenue accounts to ensure correct revenue recognition.
You support the clarification of revenue discrepancies in cooperation with the Finance and Accounting teams.
You respond to customer inquiries regarding invoices, discrepancies, and payment terms.
You handle billing complaints professionally and promptly to maintain strong customer relationships.
You regularly generate analyses and reports on billing and revenue.
You support month-end and year-end closings in the billing and revenue areas.
Together with other departments, you clarify technical questions, delivery times, and pricing during the quotation and billing process.

Your profile

You have successfully completed commercial training.
You have at least three years of experience in order processing and invoicing.
You are familiar with the entire order-to-cash process – from order entry to payment receipt.
You are proficient in working with billing systems and ERP software – ideally with HubSpot, NetSuite, and MS Office.
You have a solid understanding of accounting principles, particularly related to billing and revenue recognition.
You work accurately, systematically, and reliably – especially when it comes to data entry and invoice documentation.
You have strong analytical skills, can evaluate billing data, and reconcile accounts with confidence.
You demonstrate strong customer orientation, excellent communication skills, and a proactive working style.
You are a team player and enjoy working closely with colleagues from various departments.
You remain organized and focused even during busy periods and can effectively prioritize tasks.
You actively contribute to the optimization and further development of our processes.
You have excellent verbal and written communication skills in both German and English.

Why us?

A meaningful and responsible role: We develop software to digitize the social care sector, enabling our clients to focus on improving the lives of their service users by giving them more time for care and support.
A hybrid work model with attractive office hours – no shift work or weekend duties.
Exciting and challenging tasks in a dynamic, future-oriented environment.
A culture of appreciation and a harmonious working atmosphere within a growing international company that values your input.
A creative work environment with flat hierarchies and short decision-making paths.
Attractive compensation models, a permanent employment contract, and employer contributions to your company pension plan.
Access to corporate benefits, JobRad leasing, and other mobility offerings – including a fully subsidized Deutschlandticket.
Opportunities to engage with our product through training sessions and user days, plus free access to Babbel to improve your English skills.

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About us

Welcome to myneva - together, we shape digital care.

myneva is one of the leading European software providers for the social sector. Our solutions focus on shaping the world around our clients and their needs. By digitising processes, we help care givers gain more time to support their clients, enabling them to enjoy a better quality of life.    

As an ambitious team, we are pursuing increasing internationalisation and a clear mission to become #1 in Europe.

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