Head of Order- & Licencemanagement (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Germany, Essen, Germany, Hamburg, Austria, Vienna, Germany, Frankfurt

Deine Mission

Als Head of Order- & Licencemanagement (m/w/d) verwaltest Du die Auftragsabwicklungs- und Abrechnungsfunktionen (und sorgst für eine zeitnahe und genaue Rechnungsstellung), das Lizenzmanagement und die Umsatzrealisierung. Deine Rolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Cashflows, die Gewährleistung der Kundenzufriedenheit durch präzise Abrechnung und die Unterstützung des Finanzzyklus, der letztendlich den Umsatz und die Rentabilität des Unternehmens steigert.

Deine Aufgaben:

Du nimmst Kundenaufträge entgegen und prüfst sie auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Du stellst sicher, dass Aufträge umgehend und gemäß den Unternehmensrichtlinien bearbeitet werden, und dass Rechnungen rechtzeitig an die Kunden gesendet werden
Du überprüfst die Richtigkeit der Rechnungsdaten, einschließlich Preise, Rabatte und Bedingungen
Kundenanfragen zu Rechnungen, Abrechnungsdiskrepanzen und Zahlungsbedingungen beantwortest Du gemeinsam mit Deinem Team
Abrechnungsstreitigkeiten löst Du umgehend und professionell, um die Kundenbeziehungen zu erhalten
Du stellst den Kunden im Rahmen der Aufträge die entsprechenden Lizenzrechte zur Verfügung und prüfst den Lizenzbestand
Du unterstützt Dein Team bei Finanzabschlussaktivitäten zum Monats- und Jahresende in Bezug auf Abrechnungs- und Umsatzthemen
Du bringst Kompetenz in der Verwaltung der Auftragsabwicklung vom Eingang bis zur Erfüllung mit. Erfahrung mit Abrechnungssystemen und -software (z. B. ERP-Systeme, Rechnungssoftware) sowie ein Verständnis grundlegender Buchhaltungsprinzipien im Zusammenhang mit Abrechnung und Umsatzrealisierung gehören ebenfalls zu Deinen Stärken. Deine hohe Genauigkeit bei der Dateneingabe und Rechnungsdokumentation sowie Deine Fähigkeit, Abrechnungsdaten zu analysieren und Konten abzugleichen, zeichnen Dich aus.
Im Rahmen Deiner Tätigkeit koordinierst Du die internen Schnittstellen (Sales, Inside Sales, Consulting & Finance), um eine termingerechte Auslieferung der Aufträge und eine optimale Kundenbetreuung sicherzustellen
Bei eingehenden Bestellungen übernimmst Du die technische und kaufmännische Prüfung und überprüfst, ob alle Schnittstellen innerhalb der Systeme synchronisiert sind
Gemeinsam mit weiteren Fachbereichen klärst Du technische Fragen, Lieferzeiten und Preisgestaltungen während des Angebots- und Abrechnungsprozesses
Du bist für die Nachverfolgung von Angeboten verantwortlich und behältst die Termintreue der Aufträge im Blick
In Bezug auf Aufträge, Angebote und die Betreuung der Schnittstellen zu unseren Vertriebsgesellschaften stehst Du den Kunden als Hauptansprechperson zur Verfügung

Dein Profil

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
Du hast bereits Führungserfahrung von mindestens drei Jahren
Du hast mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Abwicklung von Kundenaufträgen
Idealerweise hast Du Erfahrung mit HubSpot, NetSuite und MS Office
Ein hohes Maß an Kundenorientierung, Organisationsgeschick und Servicementalität sowie eine zielgerichtete Kommunikation zeichnen Dich aus
Du bist ein Teamplayer
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir bei Dir voraus

Warum myneva?

Eine verantwortungsvolle Aufgabe mit Sinn: Unsere Software-Produkte ermöglichen unseren Kunden den Fokus auf ein besseres Leben der Klient:innen durch mehr Zeit für Pflege & Betreuung
Spannende, herausfordernde Aufgaben in einem dynamischen, zukunftsorientierten Umfeld
Flexible Arbeitszeiten sowie ein hybrides Arbeitsmodell, um Deinen Alltag weiterhin flexibel zu gestalten
Eine Kultur der Wertschätzung und ein harmonisches Arbeitsklima in einem wachsenden, internationalen Unternehmen mit Möglichkeiten, sich einzubringen
Ein kreatives Arbeitsumfeld, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Attraktive Vergütungsmodelle, ein unbefristeter Arbeitsvertrag sowie Arbeitgeberzuschuss für deine betriebliche Altersvorsorge
Zugang zu Corporate Benefits, JobRad Leasing und weitere Mobilitätsangebote wie das komplettfinanzierte Deutschlandticket

Kontaktinformationen

Wenn das nach dir klingt, freuen wir uns über deinen CV inkl. Angabe deiner Gehaltsvorstellung und dem nächstmöglichen Eintrittsdatum über unser Online-Bewerbungsformular!

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Über uns

Willkommen bei myneva - gemeinsam gestalten wir die digitale Pflege.

myneva gehört zu den führenden europäischen Softwareanbietern für den sozialen Sektor. Unsere Lösungen konzentrieren sich darauf, die Welt um unsere Klient:innen und deren Bedürfnisse zu gestalten. Durch die Digitalisierung von Prozessen helfen wir Sozialeinrichtungen, mehr Zeit für die Unterstützung ihrer Klient:innen zu gewinnen, um ihnen ein bessere Lebensqualität zu ermöglichen.    

Als ambitioniertes Team verfolgen wir zunehmende Internationalisierung und die klare Mission #1 in Europa zu werden.

Your mission

As Head of Order & License Management (m/f/d), you manage the order processing and billing functions (ensuring timely and accurate invoicing), license management, and revenue recognition. Your role is critical in maintaining cash flow, ensuring customer satisfaction through precise billing, and supporting the financial cycle, ultimately driving the company’s revenue and profitability.

Your tasks:

You accept customer orders and check them for accuracy and completeness.
You ensure that orders are processed promptly and in compliance with company policies and that invoices are sent to customers on time.
You verify the accuracy of invoice data, including prices, discounts, and terms.
Together with your team, you respond to customer inquiries regarding invoices, billing discrepancies, and payment terms.
You resolve billing disputes promptly and professionally to maintain strong customer relationships.
You provide customers with the appropriate licensing rights as part of their orders and monitor license inventory.
You support your team in month-end and year-end financial closing activities related to billing and revenue topics.
You bring expertise in managing the order process from initiation to completion. Experience with billing systems and software (e.g., ERP systems, invoicing tools) and an understanding of fundamental accounting principles related to billing and revenue recognition are among your strengths. Your high level of accuracy in data entry and invoice documentation, as well as your ability to analyze billing data and reconcile accounts, distinguishes you.
As part of your role, you coordinate internal interfaces (Sales, Inside Sales, Consulting & Finance) to ensure timely delivery of orders and optimal customer service.
For incoming orders, you handle technical and commercial verification and check that all interfaces within the systems are synchronized.
Together with other departments, you resolve technical questions, delivery times, and pricing issues during the quotation and billing process.
You are responsible for tracking quotes and ensuring on-time delivery of orders.
In matters related to orders, quotes, and interface management with our sales subsidiaries, you act as the primary contact person for our customers.

Your profile

You have completed a commercial vocational training program.
You already have at least three years of leadership experience.
You have at least five years of experience in processing customer orders.
Ideally, you have experience with HubSpot, NetSuite, and MS Office.
A high level of customer orientation, organizational skills, service mindset, and targeted communication are among your strengths.
You are a team player.
We expect you to have excellent German and English language skills, both written and spoken.

Why us?

A meaningful and responsible role: Our software products enable our clients to focus on improving the lives of their patients by providing more time for care and support.
Exciting and challenging tasks in a dynamic, future-oriented environment.
Flexible working hours and a hybrid working model to help you maintain a flexible daily routine.
A culture of appreciation and a harmonious working atmosphere in a growing, international company that values your contributions.
A creative work environment, flat hierarchies, and short decision-making processes.
Attractive compensation models, a permanent employment contract, and employer contributions to your company pension plan.
Access to corporate benefits, JobRad leasing, and other mobility offers such as the fully-funded Deutschlandticket.

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If this sounds like you, we look forward to receiving your CV, including your salary expectations and earliest possible start date, via our online application form!

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About us

Welcome to myneva - together, we shape digital care.

myneva is one of the leading European software providers for the social sector. Our solutions focus on shaping the world around our clients and their needs. By digitising processes, we help care givers gain more time to support their clients, enabling them to enjoy a better quality of life.    

As an ambitious team, we are pursuing increasing internationalisation and a clear mission to become #1 in Europe.

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